CONTEXTE
Afin de prévenir des situations conflictuelles lors de ses activités, le Groupe Export agroalimentaire Québec-Canada (Groupe) se munit d’un code de conduite afin d’encadrer les agissements de ses membres et poser des limites quant aux comportements qui seront tolérés. Ces règles permettent de poser des balises quant aux interactions qui auront lieu entre les entreprises membres. Elles permettent également de faciliter les interactions entre les membres du Groupe Export et les employés de ce dernier.
RÈGLES PROPOSÉES
Respect
En tant que membre du Groupe, votre entreprise, vos représentants et participants qui prennent part à un salon commercial, une conférence, un séminaire ou à une formation organisée par le Groupe, ou dans laquelle ce dernier est partenaire, acceptent et s’engagent à pleinement respecter, honorer et appliquer le code de conduite énoncé dans les paragraphes ci-après. Aucun propos déplacé ou dégradant, insulte, harcèlement ou discrimination envers qui que ce soit ne sera toléré.
Activités du Groupe
Les membres du Groupe devraient se comporter de manière professionnelle en tout temps lorsqu’ils participent à des activités organisées par ce dernier.
Séminaires/formations et webinaires
Seuls les conférenciers ou les participants désignés par le Groupe et impliqués dans lesdites formations, séminaires ou webinaires seront autorisés à afficher ou à distribuer de la documentation commerciale pendant la durée prévue de l’activité à laquelle ils participent. Il est interdit pour les participants d’effectuer la promotion de leurs services lors de la période de questions.
Salon commercial
Il est permis à l’exposant du Groupe dans un pavillon organisé par lui ou ses partenaires de solliciter les acheteurs et faire la promotion de ses produits à l’intérieur de l’espace d’exposition qui lui est spécifiquement assigné. Il est également permis de mener des rencontres d’affaires dans les espaces communs s’il y’a lieu. Cependant, il est interdit de distribuer des catalogues promotionnels dans le lounge ou de solliciter les visiteurs d’un kiosque concurrent.
Les marcheurs/visiteurs ne peuvent en aucun cas utiliser les espaces communs du pavillon tel que le lounge et les allées associées au pavillon du Groupe Export pour solliciter des acheteurs ou distribuer des catalogues ou cartes d’affaires.
Les précédentes règles s’appliquent autant pour les événements tenus virtuellement que pour les événements tenus en présentiel.
Mission commerciale
Il est attendu que le(s) représentant(s) de l’entreprise membre qui prend part à une mission commerciale organisée par le Groupe Export ou ses partenaires soient présents aux différentes activités qui sont prévues à la programmation de la mission. Lorsque précisé, il est demandé de respecter le code vestimentaire énoncé par le conseiller à l’exportation responsable de l’activité. L’absence à une ou plusieurs activités sans motif raisonnable peut disqualifier l’entreprise de l’obtention des subventions applicables à l’activité. De plus, il est attendu que les représentants des entreprises participantes aient un comportement exemplaire lors des activités de la mission. Les éléments suivants sont strictement interdits : la consommation excessive d’alcool, le jeu, l’altercation, le langage vulgaire et autre activité ou comportement non professionnels.
Procédures et sanctions
Le non-respect du code éthique par l’une des entreprises membres devra être reporté à la direction du Groupe Export. Les entreprises membres, les partenaires et les employés du Groupe, de même que toute personne témoin sont tenus de reporter les incidents et comportements. La direction s’engage à enquêter sur le comportement en question dans un délai raisonnable. Des sanctions pourraient par la suite être suggérées au conseil d’administration, qui jugera de leurs applications. Les sanctions peuvent aller du simple avertissement à l’exclusion du membre.